Excel, պատրաստի CRM, թե՞ անհատական համակարգ։

Վաճառքի կառավարման համար միշտ չէ, որ առաջին իսկ օրվանից պետք է անհատական ծրագրային համակարգ կառուցել։

Երբեմն Excel-ը լիովին բավարար է։ Երբեմն պատրաստի CRM-ն ավելի տրամաբանական ընտրություն է։ Իսկ երբեմն գործընթացն այնքան առանձնահատուկ կամ մասնատված է, որ պատրաստի գործիքը ստիպում է աշխատանքը հարմարեցնել ծրագրին՝ փոխանակ ծրագիրը հարմարեցնելու աշխատանքին։

Հարցը այն չէ, թե որ գործիքն է «ավելի լավ»։ Հարցն այն է, թե որն է ավելի լավ համապատասխանում ձեր բիզնեսի իրական գործընթացին։

Ե՞րբ է Excel-ը դեռ ճիշտ ընտրություն

Եթե հաճախորդների քանակը սահմանափակ է, տվյալները լրացնում են մեկ կամ երկու հոգի, իսկ վաճառքի փուլերը պարզ են, ավելի մեծ համակարգ կառուցելը կարող է պարզապես ավելորդ լինել։

Օրինակ՝ կարող է բավական լինել հաճախորդի անունը, հեռախոսահամարը, հետաքրքրող ապրանքը, առաջարկվող գումարը, կարգավիճակը և հաջորդ կապի օրը։ Այդպիսի պայմաններում կարգավորված Excel ֆայլը կարող է լիովին բավարար լինել։

Խնդիրը սկսվում է, երբ ֆայլը այլևս միայն տվյալների գրանցման տեղ չէ և դառնում է վաճառքի օպերացիոն կենտրոն․ մի քանի հոգի աշխատում են նույն հաճախորդների հետ, պատասխանատուն հստակ չէ, հետադարձ կապերը մոռացվում են, գնային առաջարկներն ու պատվերի կարգավիճակը մնում են ֆայլից դուրս, իսկ հետվաճառքային տվյալները պահվում են այլ տեղում։

Այդ պահին հիմնական խնդիրը սովորաբար Excel-ը չէ․ Excel-ի շուրջ ձևավորված գործընթացն է դարձել ավելի բարդ, քան գործիքը։

Ե՞րբ է պատրաստի CRM-ը ավելի լավ ընտրություն

Եթե վաճառքի գործընթացը համեմատաբար ստանդարտ է, պատրաստի CRM-ը կարող է շատ հարմար լինել․ օրինակ՝ լիդ → կապ → առաջարկ → բանակցություն → պայմանագիր։

Պատրաստի CRM-ները սովորաբար ապահովում են հաճախորդների գրանցում, վաճառքի pipeline, պատասխանատուի նշանակում, առաջադրանքներ ու հիշեցումներ, նշումներ և հաշվետվություններ՝ առանց ամբողջ ենթակառուցվածքը զրոյից կառուցելու։

Բայց եթե ձեր աշխատանքի կարևոր մասը դուրս է CRM-ի սովորական մոդելից՝ օրինակ հատուկ կանոններով բազմաապրանք առաջարկ, սարքի սերիական համար, փուլային հանձնում, տեղադրում, երաշխիք, պահեստամասեր, տեխնիկ կամ հետվաճառքային սպասարկման քարտ, CRM-ը կարող է լինել լուծման միայն մի մասը։ Մնացած գործընթացի համար կարող են պետք լինել լրացուցիչ կարգավորումներ, հավելումներ կամ առանձին գործիք։

Ե՞րբ է անհատական համակարգը իմաստ ունենում

Անհատական համակարգը արժե դիտարկել այն ժամանակ, երբ համակարգի դիզայնը պետք է բխի հենց բիզնեսի գործընթացից։ «Այս ծրագիրն ի՞նչ ֆունկցիաներ ունի» հարցից առաջ օգտակար է հասկանալ՝ «մեր աշխատանքը իրականում ինչպե՞ս է շարժվում»։

Պատկերացրեք սարքավորումներ վաճառող ընկերություն։ Վաճառքը կարող է անցնել հարցում → կարիքի հստակեցում → բազմաապրանք առաջարկ → բանակցություն → հաստատում → հանձնում → սերիական համարի գրանցում փուլերով։ Հանձնումից հետո կարող է սկսվել մեկ այլ հոսք՝ խափանման հաղորդում → սպասարկման ծածկույթի ստուգում → տեխնիկ → պահեստամաս → ծախսի հաստատում → վերանորոգում → վերջնական ստուգում։

Եթե այս երկու հոսքերը կապված են, սպասարկման քարտ ստեղծելիս հաճախորդը, պատվերը, սարքը, սերիական համարը և հանձնման ամսաթիվը կարող են արդեն հայտնի լինել։ Անհատական համակարգի արժեքը պարզապես ավելի գեղեցիկ dashboard-ը չէ․ հիմնական արժեքը տվյալներն իրական աշխատանքային հոսքի հետ համադրելն է։

Գործիք ընտրելուց առաջ պատասխանեք այս հինգ հարցերին

Պարտադիր չէ միշտ ընտրել միայն այս երեքից մեկը

Լուծումը կարող է համակցված լինել․ պատրաստի CRM՝ լիդերի համար + փոքր ներքին գործիք՝ առաջարկների և սպասարկման համար, Excel՝ վերլուծության համար + ներքին համակարգ՝ ամենօրյա աշխատանքի համար, կամ գործող համակարգ + ինտեգրում՝ կրկնվող տվյալների մուտքը վերացնելու համար։

Նպատակը ավելի շատ ծրագրեր կառուցելը չէ։ Նպատակը օպերացիոն շփումը նվազեցնելն է՝ անհրաժեշտ նվազագույն բարդությամբ։

Նախ տեսեք գործընթացը, հետո ընտրեք տեխնոլոգիան

Եթե ձեր աշխատանքը բաժանված է Excel-ի, հաղորդագրությունների, գնային առաջարկների և ձեռքով հետադարձ կապերի միջև, առաջին քայլը չպետք է լինի տեխնոլոգիայի ընտրությունը։

Սկզբում քարտեզագրեք՝ մուտքեր → մարդիկ → որոշումներ → կարգավիճակներ → բացառություններ → ելքեր։ Դրանից հետո արդեն կարելի է որոշել՝ ավելի ճիշտ է Excel-ը, պատրաստի CRM-ը, ավտոմատացումը, ինտեգրումը, թե անհատական համակարգը։